Tus conversaciones de WhatsApp, Telegram y SMS, en el contacto de HubSpot

Guía de configuración de la integración de HubSpot

Mira el recorrido (conectar, sincronizar, desconectar, unos dos minutos, con narración):

Esta guía cubre todo, desde instalar la integración hasta eliminarla:

• Antes de comenzar
• Instalar y conectar
• Permisos y por qué son necesarios
• Elige qué se registra
• Usando la integración
• Desconectar de Timelines
• Desinstalar de HubSpot
• Qué pasa con tus datos

Antes de comenzar

• Un espacio de trabajo de Timelines. Necesitas ser propietario o administrador que pueda gestionar integraciones.
• Una cuenta de HubSpot en cualquier plan, incluido el CRM gratuito. El usuario de HubSpot que conecta debe tener permiso para instalar aplicaciones (un superadministrador o un usuario con acceso al App Marketplace).
• Al menos un canal conectado en Timelines, como un número de WhatsApp, una cuenta de Telegram o un número de teléfono.

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Instalar y conectar

1. En Timelines, abre tu espacio de trabajo y ve a Integraciones.
2. Haz clic en Agregar integración y elige HubSpot.
3. Haz clic en Continuar a HubSpot.
4. Inicia sesión en HubSpot si se te solicita, y elige la cuenta de HubSpot que deseas conectar.
5. Revisa los permisos en la pantalla de HubSpot y apruébalos. Se explican en la siguiente sección.
6. HubSpot te devuelve a Timelines, donde ahora HubSpot aparece como conectado. Las nuevas conversaciones comienzan a aparecer en tus contactos de inmediato.

Permisos y por qué son necesarios

Timelines solo solicita lo que la integración utiliza. No solicita empresas, acuerdos, tickets o datos de marketing.

Elige qué se registra

Después de conectar, abre Integraciones → HubSpot en Timelines para cambiar estos ajustes en cualquier momento. Los cambios se aplican a nuevos mensajes.

• Canales para registrar. Elige cualquiera de WhatsApp, SMS, Telegram, chat web y llamadas. Todos están activados por defecto.
• Crear contactos para nuevos números. Activado por defecto. Cuando un número de teléfono no tiene contacto en HubSpot, Timelines crea uno. Desactívalo para registrar solo en los contactos que ya tienes.
• Telegram y chat web. HubSpot no tiene tipo de mensaje para Telegram o chat web, por lo que se registran como notas por defecto. Puedes registrarlos como mensajes en su lugar, para que cuenten en los informes de participación, o no registrarlos en absoluto.

Usando la integración

No hay nada que hacer día a día. Sigue trabajando en la bandeja de entrada de Timelines y cada mensaje llega a HubSpot en segundos:

• Los mensajes de WhatsApp y SMS aparecen en el contacto como Comunicaciones.
• Los mensajes de Telegram y chat web aparecen como notas, a menos que elijas registrarlos como mensajes.
• Las llamadas aparecen como Llamadas, con dirección, estado y duración.
• Los archivos adjuntos se añaden a la actividad con la que llegaron.

En un contacto de HubSpot, la pestaña de Actividades oculta WhatsApp y SMS por defecto. Márcalos una vez bajo Filtrar por tipo de actividad para verlos en la línea de tiempo.

En la bandeja de entrada de Timelines, el panel de chat muestra el contacto de HubSpot vinculado con un enlace Abrir en HubSpot. Los contactos se emparejan por número de teléfono en cualquier formato. Cuando varios contactos comparten un número, Timelines registra al mejor coincidencia (un número exacto primero, luego un contacto con un propietario) y te permite elegir otro. Los chats sin número de teléfono, como la mayoría de los chats de Telegram, se pueden vincular a un contacto pegando su ID de contacto de HubSpot.

Desconectar de Timelines

1. En Timelines, abre Integraciones.
2. Haz clic en el icono de desconexión en la tarjeta de HubSpot y confirma.

Timelines deja de registrar inmediatamente y elimina los tokens de acceso de HubSpot que almacenó. Puedes conectar de nuevo en cualquier momento; tu configuración se mantiene.

Desinstalar de HubSpot

También puedes eliminar la aplicación desde el lado de HubSpot:

1. En HubSpot, abre Configuración → Integraciones → Aplicaciones conectadas.
2. Encuentra la aplicación Timelines, abre Acciones y elige Desinstalar.

HubSpot entonces revoca el acceso de Timelines. Timelines deja de sincronizar, marca a HubSpot como desconectado en tu espacio de trabajo y elimina sus tokens almacenados. Para usar la integración nuevamente, conéctala desde Timelines como se describe arriba.

Qué pasa con tus datos

• Mientras esté conectado, Timelines lee contactos para emparejar números de teléfono y escribe las comunicaciones, notas, llamadas, archivos y contactos descritos arriba. Los tokens de acceso se almacenan cifrados.
• Después de desconectar o desinstalar, nada de lo ya registrado se elimina de HubSpot. Los mensajes, notas, llamadas, archivos, los contactos creados en Timelines y las propiedades personalizadas de Timelines permanecen en tu cuenta de HubSpot, y puedes eliminarlos allí si lo deseas.
• En Timelines, los tokens almacenados de HubSpot se eliminan. Tus conversaciones permanecen en tu bandeja de entrada de Timelines como antes.

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